SISTEM PENGENDALIAN MUTU TERPADU, POLA PENDEKATAN ALTERNATIF KINERJA INSTITUSI

SISTEM PENGENDALIAN MUTU TERPADU, POLA PENDEKATAN ALTERNATIF UNTUK MEMBANGUN KINERJA INSTITUSI

PMT, mungkin orang masih asing dengan istilah tersebut. Makhluk apakah itu ? Tetapi apabila kita uraikan lebih lanjut maka orang akan mudah mengenal istilah PMT. PMT disini mengandung maksud sebagai Pengendalian Mutu Terpadu. Sebagai suatu sistem, maka PMT mempunyai arti yang sangat luas bagi suatu institusi, organisasi dan atau instansi. Sistem ini tidak hanya digunakan untuk waktu sekarang saja tetapi juga untuk jangka waktu ke depan.

Apabila seseorang bekerja di suatu institusi, organisasi dan atau instansi maka harus dapat memahami terlebih dahulu tentang motivasi internal, visi dan misi serta standarisasi kegiatan yang dilaksanakan di tempat tersebut.

  1. Motivasi internal.

Seseorang tertarik untuk berbuat atau bekerja disebabkan oleh 2 hal. Pertama karena ada rangsangan dari luar dirinya (external motivation) dan kedua, karena rangsangan yang muncul dari dalam dirinya (dalam bahasa yang lebih populer kita sebut inner motivation). Apa sebenarnya inner motivation itu ? Seseorang yang berbuat atau bekerja didasarkan kepada panggilan dalam dirinya maka seseorang itu mempunyai inner motivation, dengan sendirinya ia akan bekerja secara sungguh-sungguh dengan penuh totalitas, tidak lagi selalu tergantung kepada perintah atasannya.

Saat ini, yang menjadi persoalan adalah bagaimana cara menumbuhkan inner motivation itu ?

  1. Mengelola saat-saat berangkat kerja.

Salah satu saat kritis yang harus dikelola dengan baik adalah pada saat kita akan berangkat kerja. Contoh sederhana saja, ketika kita berangkat kerja, jika hati dalam keadaan senang maka di tempat kerja kita pun akan senang juga, sebaliknya jika kita berangkat kerja, hati dalam keadaan tidak enak maka bekerja juga akan tidak tenang. Tanam dan tumbuhkan keyakinan dalam diri/hati kita saat berangkat kerja bahwa tidak ada masalah dengan keluarga/teman/pacar serta yakinkan kita dalam kondisi sehat. Sebaiknya sebelum kita berangkat, kita buat daftar kegiatan apa yang harus dikerjakan. Setelah itu berpamitan dengan keluarga agar kita tenang dalam bekerja. Yang terakhir, niatkan dalam hati atau lisan kita bahwa bekerja adalah ibadah.

  1. Menggunakan waktu jam kerja secara efektif.

Setelah kita tiba di tempat kerja, maka segeralah memulai menangani tugas dan pekerjaan. Kemudian periksa lebih dahulu di catatan buku harian apa yang harus dikerjakan pada hari ini. Sering dijumpai jika pekerjaan kita sehari-hari adalah pekerjaan rutin, maka bisa kita coba sekali-sekali merubah pola pikir agar tidak terjadi kebosanan. Dan yang tidak boleh lupa, gunakan waktu istirahat sebaik mungkin.

  1. Memahami tentang visi dan misi dari institusi, organisasi dan atau instansi

Suatu institusi, organisasi dan atau instansi tentunya telah mengalami proses lama dalam pembentukannya yang disesuaikan dengan tuntutan birokrasi dan kebutuhan masyarakat. Berarti disini ada karyawan yang merupakan campuran antara karyawan lama yang mengikuti perkembangan evolusi tersebut dengan karyawan baru yang muncul ketika institusi, organisasi dan atau instansi itu ada. Sehingga diperlukan suatu kesepahaman dari seluruh karyawan tentang visi dan misi yang dimiliki institusi, organisasi dan atau instansi tersebut.

Mengambil istilah “tak kenal maka tak sayang dan tak sayang maka tak kerja”, istilah ini bukan suatu istilah yang asal dalam upaya meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini dapat menjadi suatu kenyataan  kalau karyawan tidak memahami apa yang ia kerjakan, mereka bekerja hanya sekedar memenuhi perintah atasan bukan karena kesadaran diri untuk mengemban visi dan misi dari institusi, organisasi dan atau instansi tempat mereka bekerja. Maka  disini perlu ada perubahan pola pikir bahwa, harus ada kejelasan antara siapa – mengerjakan apa dan kepada siapa mereka bertanggungjawab.

  1. Standarisasi kegiatan

Kegiatan yang ada di setiap bidang baik di institusi, organisasi dan atau instansi dapat bersifat teknis dan non teknis. Selanjutnya kegiatan akan berjalan jika sudah diuraikan sedemikian rupa sehingga terinci minimal dapat memenuhi kriteria what, where, when dan how. Untuk membuat itu memang tidak mudah tetapi minimal bisa dicoba sejauh kita mampu. Untuk menuju ke arah peningkatan kinerja yang lebih baik perlu dibuat standarisasi. Sebagai contoh sederhana, di institusi, organisasi dan atau instansi yang bergerak di bidang kediklatan, sudah mempunyai standar baku yang harus terpenuhi dalam pembuatan laporan kediklatan. Misalnya ukuran kertas yang digunakan (folio/kuarto), warna sampul, siapa yang mengerjakan, bertanggungjawab kepada siapa, berapa hari harus selesai setelah penutupan latihan, kepada siapa diserahkan dan disimpan dimana. Jadi disini kuncinya adalah standar itu dibuat untuk dilaksanakan.

Di suatu institusi, organisasi dan atau instansi, PMT bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan hubungan kerja yang beretika antara sesama karyawan, meningkatkan kreativitas dan inovasi secara berkelanjutan, meningkatkan kewibawaan di hadapan user, memperkokoh rasa persaudaraan dan kesatuan sesama karyawan, membangun “sense of belonging” karyawan terhadap institusi, organisasi dan atau instansi tempat para karyawan tersebut mencari hidup dan penghidupan.

Berkaitan dengan pelaksanaan PMT, maka key word-nya adalah commucation. Komunikasi disini bukan hanya kemampuan berbicara saja tetapi juga kemampuan untuk mendengar secara aktif. Melihat dengan mata, mendengar dengan telinga dan merasa dengan hati itulah yang dimaksud dengan mendengar secara aktif baru kemudian berbicara. Jadi, siapapun atau seseorang yang terlibat dalam dalam pelaksanaan PMT harus memiliki kemampuan tersebut. Sehingga dengan demikian diharapkan seseorang itu secara cerdas dapat menghimpun setiap input yang bersifat positif untuk membangun dan setiap input yang negatif yang bersifat provokatif yang dapat menghambat pekerjaan.

Keadaan diatas dapat terjadi dimanapun baik di institusi, organisasi dan atau instansi yang melibatkan orang banyak karena adanya berbagai kepentingan dari orang-orang tersebut. Hal-hal seperti ini sebaiknya janganlah dijadikan kendala dalam pelaksanaan PMT tetapi justru harus dijadikan tantangan dalam upaya membangun kinerja yang lebih berwibawa dan bermakna.

Dari uraian diatas maka yang dapat digarisbawahi adalah Pengendalian Mutu Terpadu merupakan suatu sistem untuk mengikutsertakan seluruh karyawan secara gotong royong, kekeluargaan dan demokratis dalam rangka meningkatkan kualitas hasil pekerjaan sehingga memberikan kepuasan kepada dirinya dan orang lain sebagai user yang pada akhirnya mempunyai tujuan akhir meningkatkan produktivitas kerja dari institusi, organisasi dan atau instansi.

Penuh harapan, Semoga bermanfaat…. J

Oleh : Pararto Wicaksono, SP
Widyaiswara BBPP-Batu

Sumber :

  1. Irmin, Soejitno. 2004. Hand out Untuk Mengelola SDM. Seyma Media.
  2. Arifin, Zaenal. 2005. Hand out Gugus Kendali Mutu.
This entry was posted in Uncategorized and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s